Ein Fahrtenbuch führen – so gehts richtig

Nicht wenige unserer Leser sind Selbstständig und haben einen Firmenwagen, der auch für Privatfahrten genutzt wird. Das wird vom lieben Finanzamt so unterstellt, sollte es anders sein dann muss man das beweisen, und das kann man mit einem Fahrtenbuch. Doch beim Thema Fahrtenbuch verstehen die Finanzämter keinen Spaß, deswegen haben wir in diesem Ratgeber alle wichtigen Dinge zusammengefasst, wie ein Fahrtenbuch richtig zu führen ist.


Fahrtenbuch richtig führen

Fahrtenbuch richtig führen

1 Prozent Regelung oder Fahrtenbuch?

Sie können es sich auch leicht machen, und den zu versteuernden Betrag per 1% Regelung ermitteln. Wenn das Auto auch privat genutzt wird, dann wird 1% vom Bruttolisten-Neupreis des Fahrzeuges, als Wert angesetzt. Das heißt dieser Betrag wird dann monatlich als Betriebseinnahme versteuert.

Wohlgemerkt vom Neupreis des Fahrzeuges! Also auch wenn es bereits 10 Jahre auf dem Buckel hat, zum Artikel Listenpreis berechnen.

Vorteil der 1% Regelung: Es wird komplett auf ein Fahrtenbuch verzichtet. Der zeitliche Aufwand ein Fahrtenbuch zu führen ist nicht unerheblich, deswegen ist die Entscheidung, Fahrtenbuch oder 1%-Regelung, nicht unerheblich.

Am besten Sie setzen sich mit Ihrem Steuerberater zusammen und rechnen einmal an Ihrem reellen Beispiel durch, was für Sie besser ist. Sie können alternativ auch sofort den Firmenwagenrechner von Lexware nutzen, um herauszufinden welche Ersparnis Ihnen das Fahrtenbuch bringt – zum Lexware Firmenwagenrechner.

Fahrtenbuch führen

Fahrtenbuch oder 1% Regelung?

Das Fahrtenbuch handschriftlich oder elektronisch führen?

AVERY Zweckform 223 Fahrtenbuch (für PKW, vom Finanzamt anerkannt, A5, auf 80 Seiten für insgesamt 858 Fahrten, für Deutschland und Österreich zur Abgrenzung privater und geschäftlicher Fahrten)
ryd box | OBD Stecker & Auto App | mit Sim-Karte | GPS Tracker | Elektronische Fahrtenbuch-Option | Diebstahlwarnung | Fehlerspeicher auslesen | Bordcomputer | SmartCar Upgrade
FLEETIZE Elektronisches Fahrtenbuch, Finanzamtkonform, OBD2 GPS Tracker mit EU SIM Karte, Fahrtenschreiber, inkl. 6 Monate Software-Lizenz, automatisch, flottenfähig, kabellos
Logpit Fahrtenbuch Inkl. Sim Karte und EU Flat – sofort startklar 12V/24V Stromversorgung überall verbaubar - Fahrrad, Motorrad und Ebike - GPS Tracker mit deutscher Software und App. Finanzamtkonform
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Jeder kennt die kleinen blauen Hefte, die fertigen Fahrtenbücher gibt es in jedem Schreibwarenhandel zu kaufen, diese werden auch immer noch von vielen genutzt, und vom Finanzamt gern gesehen. Übrigens ist das Führen eines Fahrtenbuches in einer Word oder Excel Datei nicht anerkannt, denn diese lassen sich vor dem ausdrucken jederzeit beliebig verändern. Aber im Zeitalter der Digitalisierung gibt es natürlich Möglichkeiten das Fahrtenbuch digital zu führen.

Es gibt einmal Apps fürs Smartphone, hier sollten Sie darauf achten das die App übereinstimmt mit den Regeln des Finanzamtes, zu bedenken ist auch das ein Fehler in der App, oder eine falsche Bedienung nicht als Ausrede für ein falsches Fahrtenbuch genutzt werden kann.

Es gibt auch Geräte die im Auto fest verbaut werden oder an den Diagnosestecker Ihres Autos gesteckt werden. Diese Zeichnen alle Fahrten ganz genau auf, Sie müssen dann nur noch in der dazugehörigen App den Grund der Fahrt und die dazugehörigen Details angeben. Ein Anbieter ist zum Beispiel Pace.

Steuern sparen dank Fahrtenbuch

Steuern sparen dank Fahrtenbuch

Das korrekte Fahrtenbuch

Sollten Sie sich entscheiden ein Fahrtenbuch zu führen, um die Privatfahrten zu ermitteln, dann sollten Sie peinlich genau darauf achten keine Fehler zu machen. Denn wenn es zu Unstimmigkeiten kommt dann wird das Fahrtenbuch nicht akzeptiert und es kommt die pauschale 1% Regelung zum Einsatz, eine saftige Nachzahlung droht also.

Ein Fahrtenbuch muss die Fahrten zeitnah, vollständig und transparent festhalten. Nachträgliche Änderungen sind nicht erlaubt, sollte sich einmal ein Fehler eingeschlichen haben dann muss dieser so korrigiert werden, das er nachvollziehbar ist.

Bei privaten Fahrten ist es leicht, hier müssen nur die Kilometerstände eingetragen werden, kein Grund der Fahrt, der geht dem Finanzamt ausnahmsweise Mal nichts an.

Bei dienstlichen Fahrten wird es dann schon aufwendiger, nachfolgend eine Liste was zu jeder! Fahrt im Fahrtenbuch notiert werden muss.

  • Start und Zielort
  • Das Datum
  • Grund der Fahrt(Werkstatt, TÜV, bei Geschäftsreisen den Grund angeben, bei Kundenterminen den Namen des Kunden usw.)
  • Name des Fahrers
  • Die Kilometerstände am Anfang und am Ende der Fahrt
  • Fahren Sie Umwege um zb. einzukaufen, dann müssen diese angegeben werden

Sie sehen das ist eine ganze Menge Schreibarbeit für jede einzelne Fahrt.

Wichtig ist auch das Sie Tankstopps im Fahrtenbuch festhalten. Das erste was ein Prüfer macht, ist nämlich Tankbelege mit den eingetragenen Fahrten abzugleichen. Wenn Sie eine Fahrt von Dresden nach Berlin angeben, am gleichen Tag aber in Hamburg getankt haben, dann brauchen Sie nichts mehr erklären, dann wird das Fahrtenbuch nicht akzeptiert. Am besten machen Sie direkt eine Kopie von belegbaren Quittungen und Rechnung (wo man den Kilometerstand sieht) und heften die Kopie mit ins Fahrtenbuch. Achten Sie zudem in Zukunft bei jeder Werkstattrechnung darauf, dass der korrekte Kilometerstand angegeben ist. Eine lapidare Arbeitsweise der Werkstatt kann sonst schnell zu einem teuren Fehler für Sie werden.

Repräsentativer Zeitraum

Es genügt nicht, das Fahrtenbuch über einen repräsentativen Zeitraum zu führen. Selbst wenn Sie jeden Tag exakt dieselbe Strecke zurücklegen. Auch dann muss das Fahrtenbuch lückenlos fortgeführt werden.

Wann ist ein PKW ein reiner Privat PKW?

Liegt die betriebliche Nutzung des PKW unter 10% dann kann er gar nicht mit ins Betriebsvermögen aufgenommen werden und ist ein reiner Privat PKW.

Das Fahrtenbuch fälschen

Von einer Fälschung des Fahrtenbuches sollten Sie auf jeden Fall absehen, die erfahrenen Prüfer nehmen es ganz genau auseinander wenn Sie Verdacht schöpfen. Falls Ihnen die Fälschung dann auch noch nachgewiesen werden kann wird es richtig teuer für Sie. Also unbedingt bei der Wahrheit bleiben.

Fazit: Wenn Sie sich für das Führen eines Fahrtenbuches entscheiden, dann sollten Sie das genau nehmen. Denn schon kleine Fehler können teuer werden.

Achtung: Wenn Sie ein Fahrtenbuch per App führen, nicht währen der Fahrt bedienen – Strafen für Handy am Steuer

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die 1% Regelung ist umstritten